KingNotes: Standard-Vorlage einrichten

KingNotes ist eine eigenständige Korrespondenz-Software, die aber funktional auf die KingBill-Datenbank zugreift. Die Vorlagen können so eingerichtet werden, dass Ihre Brief-Formulare genau so aussehen wie Ihre Rechnungen und Angebote.

Öffnen Sie KingNotes, wählen Sie den Reiter [Dokumente] und klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Vorlage].
Es öffnet sich ein neues Fenster namens “Vorlagenverwaltung”.

Rechts sehen Sie, dass die Mustervorlage den Namen Vorlage22.rtf hat, wie sie aussieht und wo sie gespeichert ist.  Doppelklicken Sie nun im linken Feld die “Mustervorlage”. Nachdem diese sich geöffnet hat, wählen Sie den Reiter “Einfügen” und doppelklicken darunter die Schaltfläche “Kopfzeile”. Der Bereich für die Kopfzeile erscheint nun in Ihrer Vorlage als markiert.

Wenn Sie das Logo ändern möchten, klicken Sie 1x in dieses Feld, dann auf “entfernen”. Danach wählen Sie den Reiter [Einfügen] und klicken die Schaltfläche [Bild]. Suchen Sie den Pfad zum Speicherplatz Ihres Logos und bestätigen Sie mit [Öffnen]. (Achtung: Das Logo sollte  jpg- oder gif-Format haben und entsprechend klein sein, da sich ein großes Logo auf die korrekte Darstellung als pdf auswirkt.)

Das Logo wird nun eingefügt. Die Größe können Sie ändern, indem Sie das Bild durch 1x anklicken markieren und an einem der Eckpunkte ziehen. Präzise Proportionen, Abstände und Darstellung können über die “Bildattribute” festgelegt werden. Dazu klicken Sie das Logo bitte mit der rechten Maustaste an, es öffnet sich ein neues Fenster:

Wenn das Logo fertig eingepasst ist, können Sie als nächstes die Felder “Musterfirma” und die Adresszeilen ändern – einfach anklicken und überschreiben (oder gegebenenfalls löschen, wenn Sie eines der Felder hier nicht benötigen). Schriftart, -größe  usw. stellen Sie über den Reiter [Bearbeiten] ein.

Als nächstes können Sie die Fusszeile nach Ihren Wünschen betexten – mit Bankverbindung, Gerichtsstand usw. Dazu scrollen Sie die Vorlagenseite bitte nach unten, wählen den Reiter [Einfügen], klicken auf [Kopf- und Fusszeile] und tragen Ihre Daten ein. Schriftart und -größe können Sie wie zuvor über den Reiter [Bearbeiten] ändern.

Um eine fortlaufende Seitennummerierung darzustellen, klicken Sie bitte wieder auf den Reiter [Einfügen] und dann auf die Schaltfläche [Seitennummer]. Im Modus [Bearbeiten] können sie festlegen, ob die Seitenzahlen links, rechts oder mittig aufscheinen sollen.

Kundendatenblock einrichten

Über die Definition des Kundendatenblocks kann KingNotes auf die Datenbank von KingBill zugreifen. Wenn Sie die Vorgaben der Standardvorlage ändern möchten und/oder andere Datenfelder benötigen, wählen Sie den Reiter [Einstellungen] und klicken auf die Schaltfläche [Kundendatenblock]. Bearbeiten Sie den Kundenblock, indem Sie Felder einfach löschen oder welche aus dem linken Bereich “Kundenvariablen” einfügen.

Bestätigen Sie mit [Speichern].
Die Formatierung von Schriftart und -größe ist wiederum über den Reiter [Bearbeiten] einstellbar.

Nun ist Ihre Vorlage für’s Erste fertig - wählen Sie bitte noch den Reiter “Ausgabe” und die Schaltfläche “speichern unter” – “als Vorlage”.

Auf diese Weise können Sie so viele Vorlagen anlegen, wie Sie möchten. Das Formular, das Sie am häufigsten verwenden, können Sie als Standardvorlage festlegen. Dazu wählen Sie das entsprechende Dokument aus, und klicken über den Reiter “Einstellungen” auf die Schaltfläche “Standardvorlage”.

Wählen Sie die Vorlage sowie die Optionen nach Wunsch aus und bestätigen mit [Speichern]. Diese Vorlage wird nun jedesmal, wenn Sie KingNotes starten, automatisch geöffnet.

Wie Sie für KingNotes Textbausteinen anlegen und verwalten, lesen Sie hier ›

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