Mit der Offene Posten Verwaltung (nur Professional-Version) haben Sie Ihre Finanzen fest im Griff.
Klicken Sie von der Startseite der Software aus auf die Schaltfläche [Offene Posten] und Sie gelangen in die Übersicht.
Hier sehen Sie:
die Summe(n) aller geschriebenen Rechnungen und aller Eingänge, die Summe(n) der Skonti sowie die Summen der Offenen Posten.
In der Offene Posten Verwaltung können Sie folgende Schritte furchführen:
Es erscheinen alle Ihre Rechnungen, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt wurden. In der Darstellung sind alle Eingänge auf “Null”, also offene Posten.
(Dieses Fenster können Sie auch auf volle Bildschirmgröße erweitern, das erleichtert die Übersicht nochmals.)
Ist eine Rechnung nun bezahlt, klicken Sie auf die gewünschte Rechnung (oder suchen Sie über [Suchen] z.B. nach der Rechnungsnummer).
Wenn nur eine Rechnung gefunden wird, die zu Ihrer Suche passt, dann gelangen Sie gleich in das Bearbeitungsfenster und können nun eine Buchung eintragen.
Eingänge buchen
Sie haben einen Eingang auf Ihrem Firmenkonto? Ausgezeichnet. Nun müssen Sie die bezahlte Rechnung über die Offenen Posten “ausbuchen” und als bezahlt markieren. Sie gehen also in die Offene Posten Liste und suchen die Rechnung. Entweder Sie machen einen Doppelklick auf die Rechnungszeile oder Sie verwenden Sie Volltextsuche. Nun gelangen Sie in die Buchung (siehe Bild). Hier wird Ihnen der aktuelle Tag als Eingangsdatum und der volle Rechnungsbetrag bereits vorgeschlagen. Im Feld Kommentar können Sie noch weitere Informationen eintragen, wie z.B. auf welchem Konto das Geld eingelangt ist, oder ob es sich hierbei vielleicht um einen Bareingang oder eine Kreditkartenzahlung handelt. Bitte vergessen Sie nicht, das Häkchen bei “Rechnung endgültig bezahlt” zu setzen und dann auf [Speichern] zu klicken. Die Buchung ist somit abgeschlossen, die Rechnung ist als bezahlt im System (ab sofort mit weißem Hintergrund und einer grünen Ampel angezeigt). Die Rechnung fällt damit automatisch aus dem Mahnwesen heraus.
Datum des Geld-Einganges eintragen 1. Wieviel Geld haben Sie bekommen … bei Betrag eintragen. 2. Bei Bemerkungen können Sie hilfreiche Texte zufügen wie “Anzahlung” oder einfach das Bankkonto. 3. Wenn die Rechnung mit dieser Buchung ausbezahlt wird, setzen Sie noch ein Häkchen bei “Rechnung endgültig bezahlt“. 4. Sollte es zwischen Rechnungsbetrag und Buchungsbetrag eine Differenz geben, wird automatisch dieser Fehlbetrag als Skonto verbucht. Sollte das der Fall sein, dann werden Sie aber auf jeden Fall informiert und Sie sehen im Listenfeld links unten die entsprechenden Eintragungen. 5. Wenn Sie mit der Buchung fertig sind, dann klicken Sie nur noch auf [Speichern].
Teilzahlungen buchen:
Natürlich können Sie auch Teilzahlungen buchen … Suchen Sie zuerst die bestehende Rechnung über das Suchfeld in den [Offenen Posten].
Dann geben Sie beim Betrag einfach den gezahlten Betrag ein und klicken Sie auf [Speichern] … ohne Häkchen bei “Rechnung endgültig bezahlt”
Zahlungen mit Skonto buchen:
Dies haben wir sehr elegant gelöst. Hat sich Ihr Kunde einen Skonto abgezogen, dann tragen Sie einfach den bezahlten Betrag ein und markieren das Häkchen bei “Rechnung endgültig bezahlt” und klicken auf [Speichern] … die Software bucht nun automatisch einen Skonto.
Bestehende Buchungen bearbeiten, zurücksetzen oder löschen
Es kann vorkommen, dass eine Rechnung irrtümlich als “endgültig bezahlt” ausgebucht wurde und in den Offenen Posten nun nicht mehr aufscheint. Sie können aber jede Buchung, die im System eingegeben wurde, nochmals nachbearbeiten. Gehen Sie in die Übersicht der Offenen Posten und geben Sie im [Suchfeld] die Nummer der irrtümlich ausgebuchten Rechnung ein.
Die entsprechende Rechnung wird wieder im Buchungs-Modus geöffnet.
Wenn Sie nun auf [Löschen] klicken, bzw. Ihre Änderungen eingeben, ist die Rechnung wieder in der Offenen Posten Liste.
Mahnstatus ändern
An dieser Stelle können Sie außerdem auch den Mahnstatus manuell ändern (siehe Bild).
