Rechnungen schreiben

Schreiben Sie Ihre Rechnungen noch mit Excel oder Word? Kennen Sie das ewige [speichern unter]? Das wollen Sie nicht mehr? Bei unserer Software schreiben Sie neue Rechnungen in Sekunden, da Sie die Kunden- und Artikelinformationen per Mausklick auswählen und übernehmen können.

Kümmern Sie sich nicht mehr um den Seitenumbruch, das nehmen wir Ihnen alles ab. Wenn Sie mit einer Rechnung fertig sind, klicken Sie einfach auf [Speichern] – ohne Namen zu vergeben oder den richtigen Speicherort auswählen zu müssen. Alle Rechnungen werden in der Datenbank gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen und nachbearbeitet oder in neue Rechnungen oder Lieferscheine umgewandelt werden. Alles was Sie dazu benötigen, finden Sie in der Rechnungsliste (siehe Abb. oben). Die Rechnungen werden in der Rechnungsliste farblich unterschiedlich dargestellt, je nachdem, ob die Rechnung schon bezahlt ist oder nicht, oder ob sie bereits storniert wurde.

Rechnungen schreiben in 3 Schritten

Gehen Sie auf [eine neue Rechnung schreiben]

1. Schritt:

Nun erhalten Sie im Hintergrund eine Vorschau Ihrer Rechnung und sehen im Vordergrund die Eingabemaske.
Der Vorteil ist, dass Sie immer genau wissen, wie Ihre aktuelle Rechnung gerade aussieht und Sie nicht - wie in anderen Programmen – praktisch blind graue Felder ausfüllen müssen, in der Hoffnung, dass am Schluss das richtige Resultat als Ausdruck vor Ihnen liegt.

Kontrollieren Sie die vorgegebenen Texte für die Anrede, die Zahlungsbedingungen und die Fußzeile. Hier können Sie auch einstellen, ob Sie auf dieser Rechnung die Einzelpreise der Artikel netto oder brutto eingeben möchten. Die Mehrwertsteuer wird bei “netto” automatisch addiert und bei “brutto” automatisch subtrahiert.

Ihr Logo können Sie je nach Bedarf im Briefkopf ein- oder ausblenden. Damit können Sie auf Wunsch auch Ihr vorgedrucktes Briefpapier für Ihre Rechnungen verwenden!
Wie Sie Ihr Logo in Ihr Rechnungsformular einbinden, lesen Sie bitte im Design-Handbuch.

Tipp: In den [Einstellungen] können Sie die Standards für diese Texte ändern. Diese Texte werden für jede Rechnung einzeln gespeichert, Sie können also auf jeder Rechnung kundenspezifische Texte verwenden.
Tipp: Wenn Sie eine Gutschrift schreiben möchten, dann tauschen Sie einfach das Wort “Rechnung” im Feld [Betreff] durch das Wort “Gutschrift” aus.
Hier finden Sie die Detail-Anleitung für Gutschriften ›

2. Schritt:

Ist alles in Ordnung auf Ihrer Rechnung? Dann klicken Sie bitte auf [2-Kunde] und Sie gelangen zur Kundeneingabe.

Hier können Sie entweder einen neuen Kunden eingeben oder mit [Kunde suchen] einen bestehenden aus der Kundenliste für Ihre Rechnung holen. Im Feld [Lieferadresse] können Sie auch andere Daten des Kunden oder wichtige Informationen bezüglich der Rechnung eintragen. Wenn Sie dieses Feld im Ausdruck umbenennen wollen, dann besuchen Sie das Design-Handbuch.
Tipp: Benutzen Sie die integrierte Kundenverwaltung – ein Klick genügt und schon sind alle Felder Ihrer Rechnungen ausgefüllt.

3. Schritt:

Die Artikel-Eingabe: Der dritte und letzte Schritt beim Rechnungen schreiben. Wenn alle notwendigen Kundendaten eingegeben sind, klicken Sie bitte unten auf die Schaltfläche [3-Artikel].

Vergeben Sie eine Positions-Nummer (falls gewünscht), einen Artikel-Namen, eine Beschreibung für Ihren Artikel oder für Ihre Dienstleistung, einen Preis, die Menge und die Einheit der Position, die Sie auf Ihrer Rechnung verrechnen möchten. Danach klicken Sie auf [Position übernehmen].
Sofort erscheint im Hintergrund der neue Artikel auf Ihrer Rechnung und alle Summen werden vollkommen automatisch berechnet - inklusive der Mehrwertsteuer! Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Positionen, die Sie verrechnen möchten.

Änderungen in den einzelnen Positionen können Sie verwirklichen, indem Sie einfach in der Liste unter [Reihung] die zu ändernde Position anklicken und die Änderungen vornehmen. Danach klicken Sie bitte auf [Position aktualisieren].
Sind alle Eingaben richtig und Sie wollen die Rechnungen nun drucken? Klicken Sie bitte im Hintergrund (Vorschau) auf das Druckersymbol ganz links oben.
Tipp: Verwenden Sie die Artikelliste. Dadurch ersparen Sie sich sehr viel Tipparbeit.

Wie Sie eine Rechnung wiederholen, also eine Aborechnung anlegen, lesen Sie hier ›
Wie Sie eine Rechnung kopieren, lesen Sie hier ›

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